会議や出張、プレゼンなど、日時が明確に決まっている「予定」とは違って、仕事や買い物、各種料金の支払いなど、「～日（時）までやればいい」という「やるべきこと」はスケジュールとして扱いにくいですよね。例えば、やるべきことの内容によっては「なるべく早め」や「２～３ヵ月以内くらい」「いつでもいい」といった具合に期限すら漠然としている場合もあるだろう。また、一応の期限があっても早めに処理してしまったり、逆に間に合わなかったりすることもあるし、こうなると一般的な予定表ではなかなか対応するのが難しいと思います。そんな厄介な「やるべきこと」を専門に管理するために生まれたのが、いわゆる「タスク管理アプリ」です。「忘備録」や「ToDoリスト」と呼ばれることもありますが、基本的には内容は同じで、やるべきことをリスト化して管理できます。

①脳の負担を減らす
人の意識は一度に多くても 4 つの事柄にしか注意を払うことができない、と神経科学では言われています。折り返しの電話や植木の水やりなどの細かなタスクに気をとられることで、真に重要なことへの集中が削がれてしまいます。To-Do リストを利用することでこのような負担は軽減され、精神的な余裕が生まれ、効率よく作業できるようになります。

②リストで全体像を掴む
混沌とした考えの中からタスクを書き出して To-Do リストを作成することにより、タスクから心理的に距離を置くことができ、優先順位と戦略の策定が容易になります。大局的に見ると、毎週の進捗報告よりも、新しいプロジェクトを推し進めることの方がよほど重要であることがはっきりわかります。リストを作ることで、受け身にならずに、積極的に考える姿勢が生まれます。目標を達成するためのステップの確認に時間を割くことで、タスクが重なったときに優先順位をつけやすくなります。

③ストレスを減らす
何かやり残したことがあるような、忘れていることがあるような気持ちが抜けない場合、それはツァイガルニク効果という現象が起こっています。これは、達成できた事柄よりも、達成できなかった事柄の方が記憶に残りやすいという原理です。完了したタスクを To-Do リストから消し去ることでこの効果は緩和され、脳のストレスを軽減し、より多くのタスクを実行できるようになります。

①優先順位を大切にする
タスクの優先順位を管理できるのは To-Do リストの大きなメリットなので、ただ並列にタスクを並べてつぶしていくのではなく、優先順位にこだわって上から順につぶしていくイメージを持つと To-Do リストの威力がより強く発揮されます。この習慣を持つようになると無意識にタスクを重要度で分類する思考パターンになるので、タスクをより立体的にイメージできるようになり、仕事の効率がアップするそうです。

②一番自分に合った方法を続ける
To-Do リストの管理にアプリや Web サービスなどを利用する人が多くなっていますが、必ずしも流行りのアプリを使う必要はありません。手書きのほうが管理をしやすいという人は、これからも手書きで To-Do 管理を続けても何ら問題はありません。大切なのは、自分に合っていること、使いやすいこと、そして今後も続けられる方法であることです。

③タスク情報を詳細に記録する
To-Do リストには単なるタスクのタイトルだけでなく、必要になる情報をできるだけ詳細に記録しましょう。特に打ち合わせや電話でのやり取りで決まったことなど、メールやチャットワークのように文字が残らない情報はタスク情報として記録しておかないと忘れてしまう恐れがあります。タスク管理アプリにはタスクごとに情報を記録できる機能があるので、そこにできるだけ詳しく情報を記録しておくと、後で見たときに書き込んだときと同じ感覚で仕事をすることができます。

情報やサービスが多い今、選択の幅が広すぎて始める際に何が良いのか分からずに始められない方も多いかもしれませんが、まずは無料のサービスから始めてみてはいかがでしょうか？
使っているうちに自身が欲しい機能などが出てくると思います。