1．浅い引き出しは一時的な〝保管トレー〞

デスクの浅くて広い引き出しには、つい何でも入れてしまいがち。だが、ここは「何も入れない」スペースにするのが、デスクの上と4つの引き出し全部を使いこなすコツである。折り曲げてはいけない大きな書類や、長い定規などは例外として、常に空けておくのを基本にするのだ。

あまり人の目に触れさせたくない書類で仕事をしていたら、席を離れるときに、そのスペースを保管場所にする。また、退社時間になったら、やりかけの仕事の書類をそのまましまっておけば、翌朝すぐに出して続きに取りかかれる。いったん仕事が終了したら、また空きスペースの状態に戻しておくのを忘れずに

2．上段の引き出しは使用頻度の高いアイテムを入れる

デスクの右側の上段にある引き出しは一番使いやすいので、筆記用具や付箋、クリップなど、毎日何度も使うアイテムを入れるのに適している。使用頻度の高いものほど手前に入れて平置きにし、すぐ取り出せるようにしておく。

毎日使う文房具は細かいものが多いし、1日に何度も開閉することになる。中身が振動で散乱してはいけないので、整理トレーや仕切りを使って、手にしたものは必ず同じ場所に戻す習慣をつけておけば整理整頓もできて一石二鳥。詰め込みすぎると、中のものが取り出しにくくなるので、少しゆとりを持たせておくといい。鍵がかけられるようになっていることが多いので、印鑑や大事なものもここに入れる

3.中段の引き出しは〝深さ〞を活かした小物を収納

デスクの右側中段の引き出しは、ほどほどの深さがあるので、テープカッターなどの大きさがあるものや、上段ほどは使わない文房具、伝票や封筒、電卓などの小物を立てて入れておくといい。立てておくと上から見ても取り出しやすいし、伝票や封筒の残量がひと目でわかるので、補充し忘れの防止にもなる。

深さがあるからといって、書類などを横に重ねて入れてしまうと、何が入っているかすぐにわからなくなる。1度そうなってしまうと、上からまた無秩序にものを押し込む結果になるので要注意。ここをすっかり空にして、ノートパソコンとその備品の専用スペースにするという手もある

4．下段の引き出しはカテゴリー別に区切って縦に収納

デスクの右側下段の最も深い引き出しは、書類を保管する場所にする。完全な処理済みではなく、まだ必要のある書類である。できればA4サイズに揃えて、バインダーやファイルボックスで分類し、上からそのラベルが見えるようにしておく。

分類の仕方は人それぞれだが、「先月分の書類」「今月分の書類」「来月分の書類」と時系列で並べるのもオススメである。先月分の書類は、処分するなり倉庫に移動させるなり決めやすいので、ため込むことがなくなる。

また、一番手前のボックスは空にしておき、現在手がけている仕事の書類と資料だけを入れる専用のスペースにするといい。その仕事が終わったら、バインダーやファイルに移せば、無駄や停滞のない使い方ができる

5．「定位置」を決め、使ったものは必ず同じ場所に戻す

デスクの上や棚を、いつも綺麗にしておきたい。こう思うなら、ものの「定位置」を決めて、使ったものは必ず、それもすぐさま同じ場所に戻すことだ。

要注意なのは、文房具などの小物である。「またすぐに使うから」「たいして場所をとらないから」と出しっぱなしにしておくと、その上に書類やファイルが置かれ、「あのペンはどこだっけ」と探すうちに書類やファイルはそのへんに放り出され、また散らかり放題になる。

使ってすぐにしまうのは面倒に思えるが、書類の山の中から探し出すのは、もっと面倒で無駄な時間がかかる。定位置は最も使いやすい場所を選び、それを死守しよう