わかりやすいところでは、年齢が生産性と相関していたといいます。経験を重ねるにつれて仕事をさばくコツが身につくと考えれば、これは納得のいく話です。

また、性別間での生産性の差はほとんど見られなかったものの、女性と男性の得意とする領域にいくつかの違いがあったようです。

たとえば、女性は会議の進行で高い生産性スコアを得る傾向がありました。これに対して、男性は大量のメッセージを効率的に処理する傾向がありました。

ここからは調査結果で示された、生産性の高い人たちに共通する習慣／スキルを3つ紹介していきます

生産性の高い人たちは、行動の目的を明確化し、優先順位に応じてタスクをこなす習慣がありました
たとえば、長めの資料を読む際には前もって目的を頭に入れておくなどマイクロな単位でフレームを設定することで、タスクを効率的にこなすことができます。

また、翌日のスケジュールを確認する時間を設け、優先タスクを中心に据えて計画を立てることの重要性が強調されています。

優先順位をつけてタスク管理するにあたっては、ライフハッカー［日本版］でも紹介した｢GTD｣や｢Personal Kanban｣といった手法も活用できるでしょう

生産性の高い人たちは、大量のタスクや情報を処理するためのコツを身につけていました。とりわけ、メールやメッセージをどう処理するかは、生産性のカギとなります。

人によっては50～80％以上のメッセージはスキップして問題ないとのこと。送信者や件名から、目を通す必要がないと判断したものはすべてスキップします。

また、フラグを立てて後で返信する代わりに即レスするようにすれば、意識にとどめる負荷や読み返す手間が省けます。頻繁にメールチェックしている人は、その間隔を見直すのもよいでしょう。

ほかにも、優先順位の低いタスクをたくさん抱えているかと思いますが、あくまでも優先順位の高いタスクの時間確保に注力。

周辺業務を制限時間内で行うなど、中心タスクを着実に進めるための自分なりのルーティーンを開発することが勘所となります。

生産性の高い人たちは、職場でのやり取りにおいても目的を明確化する習慣／スキルを持ち合わせていました。

意図を伝えたり汲み取ったりのスキルが高ければ、相手とのやり取りにかける時間は短くて済みますし、仕事の出戻りも少なくて済みます。

また、仕事を任せる際には、相手のニーズやスキルレベルを理解したうえで、指示内容や粒度を調整すべきでしょう。

会議に関しては、すべて90分以内に制限かつ次のアクションを設定してから会議を終えるなどのルールを設けることが有効だといいます。

コミュニケーションや会議の場面でも、常に目的を意識して、こうしたスキルに磨きをかけていきましょう。