はじめに

タスク管理はToDo管理とも呼ばれます。
仕事管理とも関連の深い考え方で、ビジネスシーンで言う「タスク」とは仕事の作業を小さく区切ったもののことです。また、タスクを終了させる優先順位を決めることもタスク管理の一環です。タスク管理をすることは「仕事をいかに効率的に進めるか」ということと同義です。しかし、プロジェクトリーダーと呼ばれるような管理職の立場の方にとっては、期限のあるタスクを誰に割り振るかを決めることもタスク管理になります。

管理方法

①メールを使った管理
メールを使ったタスク管理は、個人的なタスクの管理に向いています。こちらの問題点は、メールの内容から一つひとつTodoを書き出しリスト化する作業に時間がかかることです。そこで紹介したいのが、メールの受信トレイとフォルダをToDoリストのように活用する方法です。やり方は簡単、完了済みフォルダを作成し、受け取ったメールの内容が完了したら完了済みフォルダに移動させるというシンプルな方法です。メールサービスによっては、お気に入りフォルダに分ける感覚でで使えるスター機能があるので、こちらの使用も検討しましょう。

②紙とペンを使ってタスクを管理する
スケジュール帳や付箋などにタスクを書いて管理しましょう。紙やペンを使って管理する方法は、メンバーの見える位置に置くと手軽に共有ができて、効果的です。付箋をホワイトボードなどに貼り付けると、簡単にチーム共有できます。付箋は順序を入れ替えるのも簡単で、チーム全体の意見を取り入れながらタスクの優先度を変えていくこともできるそうです。

記事によってはメールで管理するのは良くないとされているものもありましたが自身に合った管理方法でこなすのがベストだと思います。

タスク管理を失敗させる可能性のある仕事進め方

①マルチタスクで作業を進める
二つの作業を同時に進めると一見効率がいいように見えますが、実際は作業から作業へと飛び移る際に大きなオーバーヘッド、つまり無駄があります。何をしていたのか思い出したり、ペースを取り戻したりするまでに集中力を削ってしまうのです。マルチタスクは、一見とても効率的に時間を使っているように感じられますし、うまく仕事を回せている間はとても快感なのですが、いったん歯車が狂ってしまうと、これほど危険なものもないのです。

②タスク管理のシステムに油断する
「いまは余裕があるからリストを書かなくてもいい」と、手順を飛ばしがちになりますが、そうしたことを繰り返しているうちにDoingリストに書いてあることが信用できなくなって、結果的にさらに頭が混乱して困ることになります。余裕があるときから、頭のなかにある「これをしなければ」「これを忘れないように」という考えを、まずはDoingリストに書き写す習慣を作りましょう。それが、トータルで見た集中力を最大化するために重要なようです。

タスク管理をする上でタスク管理表を作ることが可視化できるので管理しやすく、部下が多い方は特に必要なツールになると思います。ネットで調べるとアプリも何種類かありましたし、ExcelやGoogleスプレッドシートを使い自身で作成するものも何種類かあったので調べてみてはいかがでしょうか。

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