はじめに

電子印鑑とは、印影を画像データ化し、PC上の書類に押印できるようにしたものです。電子印鑑を使うと、WordやExcel、PDFなどの文書ファイルを作成した後、プリントアウトせずに押印を済ませ、そのままPC上で書類をやりとりすることができるようになります。
コロナ禍でリモートワークが急速に普及しましたが、旧来の慣習の代表ともいえるのが、「はんこ文化」が足枷となってリモートワークに踏み切れない企業も多かったそうです。
リモートワークの日だというのに「契約書にはんこを押してもらわなければならないから」「上司に稟議の承認を受ける必要があるため」といった、押印業務のために出社を余儀なくされた例は少なくないようで、こうした事態を重く見た政府も、「紙ベースの作業や、押印を前提とした業務を見直してほしい」という要請を出し、オンラインで完結できるしくみの導入を推奨。パソコン、タブレット、スマホなど、あらゆるデバイスから電子印鑑で押印できるサービスも登場し、企業や個人事業主の業務におけるはんこの撤廃、電子契約への移行を後押ししているのが現状です。

メリット

①ペーパーレス化
紙ベースのやりとりでは、印刷代、保管費用、場合によっては契約締結後の原本の郵送費などがかかっていました。電子印鑑によるオンライン契約なら、こうした紙にかかわるコストをすべて削減できます。

②やりとりがスムーズに
ペーパーレス化すると、印刷、押印、封入、郵送といった作業がなくなり、すべてオンラインで完結します。契約スピードが向上し、自社および取引先の負担が大幅に軽減します。

③収入印紙が不要になる
電子契約では「紙の契約書を作成して交付する」という行為がなされないため、印紙税の課税対象にはなりません。よって、収入印紙は不要となりコストが削減されます。

④スピーディー
電子印鑑であれば、場所や時間にとらわれることなく、どこでも簡単に決裁印が押せるので、社内の意思決定にかかる時間が大幅に短縮されます。

注意点

電子印鑑を導入する場合、紙に押した実物の印影をスキャンして編集・保存し、必要なときに貼り付けるのが最も簡単で安価な方法ですが、この方法では印影から実物の印鑑を偽造されるおそれがあるほか、いつ・誰が押したか分からないという点で証拠能力に欠ける可能性があります。
よって、企業が提供するアプリケーションやクラウドシステムを利用することで安全に、かつ法的効力が高い方法で使用することができるそうです。導入コストや毎月の利用料などはかかってしまいますが、セキュリティ面で安全で法的効力もある電子印鑑の導入システムとしては、
①電子決裁システム
電子決裁システムなら、角印やサインなど、普段使っている印鑑を電子化して押印、文書回覧までワンストップで行うことができます。電子印鑑1つずつにIDが割り振られ、押印の場所や押印した人を、すぐに確認できます。社内のサーバなどに組み込んで利用するオンプレミス型と、ネット環境がある場所ならどこでも利用可能なクラウド型があります。

②電子決裁アプリケーション
電子決裁アプリケーションなら、ExcelやWordなどに電子印鑑機能を追加し、クリック(タップ)するだけで電子印鑑を押印することができます。押印した人の識別情報や、押印した時間も印影データに付随します。

③電子契約システム
電子契約システムとは、電子データに電子署名をして契約を取り交わすためのクラウドシステムです。時間や場所を問わず、システムログや電子認証局による審査を経て発行された、電子証明書などで本人確認をした電子印鑑が利用できます。

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